Bilpool företag: bokning, regler och städrutiner för delade bilar

Vad en bilpool för anställda är

En intern bilpool är en grupp bilar som företaget äger eller leasar och som inte är knutna till en person. Den som behöver en bil bokar den för en tid och lämnar tillbaka den efteråt. Det skiljer sig från en extern bilpool, där företaget köper medlemskap i en tjänst och delar bilarna med andra. Den här artikeln handlar om den interna varianten, men rutinerna för städning passar båda.

Flera kommuner har gjort bilpoolen till förstahandsval för tjänsteresor. Eda kommun skriver i sina riktlinjer för kommunens fordon att bilpooler ska vara förstahandsval när någon behöver bil i tjänsten. Avdelningsbilar ska bara användas när verksamheten kräver det. Storumans kommun frågar i sin fordonspolicy om transportbehovet kan lösas med befintliga fordon innan en ny bil köps.

För ett företag passar en bilpool när bilarna i dag står stilla en stor del av dagen, eller när många anställda kör lite var. Färre bilar betyder färre leasingavtal och mindre parkeringsyta. För den som redovisar sin klimatpåverkan är antalet bilar och körsträckan en del av underlaget, se fordonsvård i hållbarhetsredovisningen.

Bokning och regler för delade bilar på jobbet

Bokningen är det som får en bilpool att fungera eller inte. Ett bokningssystem där alla ser vilka bilar som är lediga räcker långt. Kommunernas regler visar vilka frågor som behöver svar:

• Hur länge får man boka? I Kristianstads kommun kan poolbilarna bokas från minst en timme upp till tre dygn, enligt kommunens riktlinjer för fordon.
• Vem går före? Eda kommun prioriterar resor utanför kommunen och längre körsträckor. En tidigare bokning kan behöva flyttas om en viktigare resa behöver bilen.
• Vad händer om man inte avbokar? I Gislaveds kommun debiteras timtaxan om bilen inte används och bokningen inte tagits bort, enligt riktlinjerna för fordonshantering.
• Hur ska bilen lämnas? Gislaved kräver minst halv tank vid återlämning och tar ut en avgift annars. För en elbil motsvarar det att koppla in laddningen.
• Var finns nyckeln? Kristianstad använder nyckelskåp med alkolås som alternativ till alkolås i bilen.

Lägg också in tid mellan bokningarna. Om nästa förare hämtar bilen samma minut som den lämnas hinner ingen se efter skador eller plocka ur skräp. En kvart räcker ofta, men det är en bedömning ni får göra själva.

Privat användning av poolbilen

Skattereglerna skiljer inte på poolbilar och andra bilar. Använder en anställd bilen privat mer än i ringa omfattning blir det en bilförmån. Skatteverket anger gränsen till högst 10 tillfällen och högst 100 mil per år på sin sida om körjournal. Resor mellan bostaden och arbetsplatsen räknas som privata.

Vår tolkning är att en bilpool där anställda får låna bilarna över helgen snabbt kan passera gränsen för enskilda förare. Det blir också svårt att hålla isär vem som körde vad om körjournalen inte förs per bokning. Det enklaste är att, som Eda kommun, förbjuda privat användning och bara göra undantag för jour. Vill ni erbjuda privata lån mot betalning bör ni stämma av upplägget med en redovisningskonsult. Reglerna i sin helhet finns i tjänstebil regler.

Rutiner för skötsel och städning

I en bil som en person kör varje dag märker föraren själv när det är dags att städa. I en poolbil märker nästa förare det. Då är det för sent. Därför behöver städningen ske i två nivåer: en kort rutin efter varje bokning och en grundligare rengöring med fast intervall.

Efter varje bokning

1. Ta med allt skräp, kaffemuggar och papper ut ur bilen.
2. Skaka ur gummimattorna om det är grus eller snö på dem.
3. Lägg tillbaka laddkabel, isskrapa och väst där de ska ligga.
4. Tanka eller koppla in laddningen enligt reglerna.
5. Notera skador, varningslampor eller fel i bokningssystemet.

Varje vecka eller efter ett fast antal bokningar

• Dammsug säten, mattor och bagageutrymme.
• Torka ratt, växelväljare, dörrhandtag, knappar och skärm med en fuktad mikrofiberduk. Använd bara medel som biltillverkaren godkänner för skärmar och plaster.
• Putsa rutorna invändigt, det minskar imman på hösten och vintern.
• Kontrollera att spolarvätska och varningsutrustning finns.

Mer om metod och medel för insidan finns i rengöra bilen invändigt.

Hygien när många delar samma bil

Ratten, växelväljaren och dörrhandtagen är de ytor som alla rör vid. I en delad bil är det rimligt att torka dem oftare än i en bil som bara har en förare. Det behöver inte vara krångligt. En förpackning med våtservetter som tål bilens material och en påse för skräp i dörrfacket gör det lätt att lämna bilen i det skick man själv vill hitta den i.

Regler om mat, rökning och husdjur blir viktigare i en poolbil. Kristianstad har ett generellt rökförbud i kommunens fordon. Mat i bilen är svårare att förbjuda för den som kör mellan kunder hela dagen, men en regel om att inga matrester får lämnas kvar fungerar. Husdjur bör bara åka med skydd på sätet, eller inte alls.

Skador, felanmälan och vem som ansvarar

När ingen äger bilen måste ansvaret ligga i rutinen. Kristianstad kräver att föraren gör en yttre och inre kontroll före körning och lämnar bilen i samma skick som när den hämtades. Skadeanmälan ska alltid göras. Gislaved låter förvaltningen där föraren är anställd stå för skada och självrisk. Böter betalas av föraren i båda kommunerna.

Gör det enkelt att anmäla. Ett foto i bokningssystemet eller ett meddelande till fordonsansvarig räcker, så länge det sker innan nästa förare tar bilen. Den som upptäcker en skada vid hämtningen bör fotografera den direkt, annars blir det svårt att säga vem som orsakade den.

Utvändig tvätt av poolbilarna

Utvändig tvätt glöms lätt bort i en bilpool, eftersom ingen förare vill lägga tid på en bil som någon annan ska köra i morgon. Gislaveds kommun löser det genom att serviceavdelningen kan sköta städ och tvätt mot avtal. För ett företag är motsvarigheten att låta en person eller en leverantör ansvara för tvätten med ett fast schema. På vintern i Skåne är vägsaltet en anledning att tvätta oftare, se tvätta bilen på vintern.

Poolbilar står ofta samlade på företagets parkering, vilket passar vårt arbetssätt. Vi tvättar bilarna för hand där de står, dokumenterar varje bil med före- och efterbilder och fakturerar en gång i månaden. Är det en heltvätt behöver vi nyckeln, till exempel via receptionen eller en nyckelbox. Hur ett avtal kan se ut beskriver vi i biltvätt som företagsabonnemang. Ska reglerna för poolbilarna in i en större policy finns en mall i bilpolicy för företag.