Bilpolicy företag: mall att kopiera, med skötsel och tvätt

Vad en bilpolicy ska reglera

En bilpolicy är ett internt styrdokument. Den ersätter inte skattereglerna men gör dem begripliga för den som kör. De flesta frågor som leder till irritation eller kostnader handlar om samma saker: vem som får ta hem bilen, vem som betalar böter, vem som anmäler skador och vem som ser till att bilen är ren. När policyn är tyst om något blir svaret ofta att ingen gör det.

Policyn bör gälla alla bilar som används i tjänsten. Det gäller förmånsbilar, servicebilar, poolbilar och anställdas egna bilar när de används för tjänsteresor. Reglerna kan skilja sig mellan bilgrupperna, men de bör stå i samma dokument så att ingen bil hamnar utanför.

Mall: bilpolicy att kopiera

Mallen är vårt förslag och bygger på de punkter som återkommer i kommunernas policyer längre ned. Byt ut texten inom parentes mot det som gäller hos er. Låt en redovisningskonsult läsa avsnittet om förmånsbil innan policyn beslutas.

Syfte och omfattning

Policyn gäller alla bilar som (företaget) äger, leasar eller hyr samt anställdas egna bilar vid tjänsteresor. Syftet är att bilarna används säkert, kostnadseffektivt och med så liten miljöpåverkan som möjligt. Policyn gäller från (datum) och ses över (varje år).

Ansvar

• (Namn eller roll) är fordonsansvarig och har hand om avtal, försäkring, service och besiktning.
• Närmaste chef beslutar om vem som får disponera en bil.
• Föraren ansvarar för bilen under den tid hen använder den.

Val av bil

• Bilen väljs efter behov: antal personer, last och körsträcka.
• Prioriteringsordning för drivmedel: (el, biogas, HVO100, övriga).
• Högsta nybilspris för förmånsbilar: (belopp).
• Bilarna är (vita) och märks med logotyp enligt den grafiska profilen.

Förmånsbil och privat körning

• Förmånsbil erbjuds (vilka roller).
• Övriga bilar får inte användas privat. Undantag: (jour eller beredskap) efter beslut av chef.
• Förmånsvärdet redovisas enligt Skatteverkets regler. Den anställde kan välja att betala för förmånen genom nettolöneavdrag.
• Drivmedel för privata resor betalas av (föraren).

Körning och säkerhet

• Föraren ska ha giltigt körkort för fordonet och följa trafikreglerna.
• Körjournal förs för alla bilar (elektroniskt).
• Rökning är inte tillåten i bilarna.
• Böter och parkeringsavgifter betalas av föraren.

Skötsel och tvätt

• Bilarna tvättas utvändigt (minst varannan vecka, oftare vid vägsalt).
• Insidan rengörs (varje vecka) av (föraren eller anlitad tjänst).
• Tvätt beställs via (företagets avtal) och betalas av (företaget).
• Bilar tvättas inte med rengöringsmedel på gatan eller företagets parkering där vattnet rinner till dagvattenbrunnen.
• Föraren gör en kort kontroll av bilen in- och utvändigt innan körning.

Skador och fel

• Skador anmäls till (fordonsansvarig) samma dag, med foto.
• Självrisken betalas av (avdelningen).
• Varningslampor och fel rapporteras innan bilen lämnas till nästa förare.

Återlämning

När en leasad bil ska lämnas tillbaka ansvarar (fordonsansvarig) för att den är rengjord och kontrollerad. Kostnader för skador eller onormalt slitage som föraren orsakat hanteras enligt (rutin).

Uppföljning

Fordonsansvarig följer upp körsträckor, kostnader och skador (en gång per år) och föreslår ändringar i policyn.

Bilpolicy exempel: så gör kommunerna

Få företag publicerar sina bilpolicyer, men många kommuner gör det. Här är fem fordonspolicyer från kommuner som vi har läst. De är skrivna för offentlig verksamhet men går att låna från.

• Kristianstads kommun (riktlinjer för fordon, antagna 2024): bilarna får bara användas i tjänsten. Föraren ska göra en yttre och inre kontroll före körning och lämna bilen i samma skick som när den hämtades. Skadeanmälan ska alltid skickas in och rökning är aldrig tillåten. Böter betalas av föraren.
• Eda kommun (riktlinjer för kommunens fordon, 2025): privatbruk är förbjudet med tre undantag, bland annat beredskap. Ett avtal om att bilen är stationerad vid bostaden ska ta hänsyn till Skatteverkets regler om förmån.
• Gislaveds kommun (riktlinjer för fordonshantering, 2024): verksamheten ansvarar för att bilen servas, besiktigas och hålls ren. Städ och tvätt kan köpas av kommunens serviceavdelning genom avtal.
• Herrljunga kommun (policy för fordonshantering, 2025): en prioriteringsordning för drivmedel, alkolås i alla fordon och vita bilar med kommunens logotyp.
• Storumans kommun (fordonspolicy, 2026): innan en bil köps ska man fråga sig om behovet kan lösas med samåkning eller befintliga bilar. En bil som körs mindre än 1 500 mil per år ska som mål inte ersättas utan särskilda skäl.

Det som skiljer kommunerna från många småföretag är att ansvaret för skötseln står uttryckligen. I Gislaved ligger det på verksamheten, i Kristianstad på den som kör. Båda fungerar så länge det är tydligt. Hur kommuner ställer krav när de köper in fordonstvätt beskriver vi i upphandla fordonstvätt.

Bilpolicy för förmånsbil

För förmånsbilar handlar policyn mest om pengar. Den bör ange vilka roller som erbjuds förmånsbil, ett tak för nybilspris och vem som betalar drivmedel, trängselskatt och tvätt. Reglerna för privat körning och förmånsvärde har vi samlat i tjänstebil regler. Tvätten får en egen artikel: förmånsbil: vem betalar tvätten. Där framgår bland annat att Skatteverkets allmänna råd säger att förmånsvärdet inte bör sänkas för att föraren själv betalar biltvätt.

Skriv också in vad som händer när anställningen upphör eller när bilen byts ut. Den leasade bilen ska tillbaka i gott skick och tvisten om vem som betalar för smuts eller skador är lättare att undvika om den är löst i förväg.

Bilpolicy för servicebil

Servicebilar och skåpbilar är arbetsverktyg och syns hos kunderna. Policyn bör därför ta upp lastning, inredning och skick lika noga som körning. Om en servicebil tas hem över natten gäller samma skatteregler som för andra bilar. För servicebilar med fast inredning eller tung utrustning kan arbetsgivaren ansöka hos Skatteverket om justerat förmånsvärde.

• Vem som ansvarar för att lasten är säkrad och att verktyg inte ligger löst i hytten.
• Hur ofta bilen ska tvättas, med hänsyn till att dekor och logotyp ska synas.
• Att hytten hålls fri från skräp och arbetskläder.
• Vem som bokar service, däckbyte och besiktning.

Varför skicket på en servicebil påverkar hur kunderna ser på företaget går vi igenom i servicebilen som varumärke.

Skötsel och tvätt: rutiner att skriva in

Skötselavsnittet är det som oftast saknas. Det räcker med några rader, men de behöver svara på tre frågor: hur ofta, vem gör det och var. Intervallet beror på bilens användning och årstid. I Skåne är vägsaltet en bra anledning att tvätta oftare på vintern. Vi har skrivit mer om det i hur ofta ska man tvätta bilen.

Var tvätten sker är en miljöfråga. Därför står det i mallen att bilarna inte tvättas med rengöringsmedel där vattnet rinner till dagvattenbrunnen. Vad kommunerna tillåter skiljer sig åt. Vi går igenom reglerna i får man tvätta bilen på gatan. Insidan är förarens arbetsmiljö och för en delad bil också en hygienfråga.

Så får ni policyn att fungera

En policy som ingen läst gör ingen nytta. Gå igenom den med förarna när den införs och när någon får en ny bil. Låt den vara kort nog att läsa på tio minuter och lägg detaljerna i rutiner. Följ upp en gång per år: körsträckor, skador, böter och hur ofta bilarna faktiskt har tvättats.

Den del av skötseln som vi kan ta hand om är tvätten. Vi handtvättar företagsbilar på kundens egen parkering med cirka 2 liter vatten per bil och utan att något rinner ner i brunnen. Det kan skrivas in i policyn som företagets lösning. Hur det går till beskriver vi under så fungerar det.